Karta dostępu czy biometria: które rozwiązanie wybrać, aby zabezpieczyć firmę?

Ochrona siedziby firmy oznacza znacznie więcej niż zabezpieczenie samych murów. Chodzi o ochronę wrażliwych danych, urządzeń produkcyjnych, a przede wszystkim osób, które każdego dnia pracują na terenie obiektu. W obliczu rosnącej liczby włamań i celowych działań zagrażających bezpieczeństwu kontrola dostępu stała się nieodzownym elementem strategii bezpieczeństwa przedsiębiorstw.

Kontrola dostępu obejmuje wszystkie rozwiązania techniczne i organizacyjne, które pozwalają zezwolić na wejście danej osoby do określonego miejsca lub odmówić jej dostępu. Polega na weryfikacji tożsamości lub uprawnień przed fizycznym odblokowaniem przejścia.

Obecnie na rynku dominują dwie główne grupy rozwiązań: karty dostępu i biometria. Każda z nich opiera się na innej zasadzie działania i ma własne zalety oraz ograniczenia. Wybór między tymi systemami zależy od kilku czynników: dostępnego budżetu, wymaganego poziomu bezpieczeństwa w poszczególnych strefach oraz ram prawnych określonych przez RODO i krajowe przepisy o ochronie danych. W tym artykule wyjaśniamy, jakie konsekwencje wiążą się z zastosowaniem każdej z tych technologii, aby pomóc Ci wybrać rozwiązanie najlepiej dopasowane do potrzeb firmy.

Karta dostępu pozostaje jednym z najczęściej stosowanych rozwiązań w przedsiębiorstwach. Jest prosta, szybka we wdrożeniu i wielokrotnie potwierdziła swoją skuteczność.

Czytnik kart RFID wykorzystuje identyfikację zbliżeniową. Chip umieszczony w karcie wysyła sygnał odbierany przez czytnik, który następnie sprawdza uprawnienia dostępu przypisane do danego identyfikatora. Na rynku funkcjonuje kilka technologii:

Technologia RFID (Radio Frequency Identification) pozostaje najpopularniejszym rozwiązaniem stosowanym w systemach kontroli dostępu w firmach. Nowsza technologia NFC (Near Field Communication) umożliwia komunikację na bardzo małą odległość i łatwo integruje się ze smartfonami. Standard MIFARE zyskał natomiast uznanie dzięki poziomowi szyfrowania i niezawodności.

Wyróżnia się również fizyczne karty dostępu, występujące w formie karty lub breloka, oraz karty wirtualne, przechowywane bezpośrednio w aplikacji mobilnej. To drugie rozwiązanie zyskuje na popularności, ponieważ eliminuje konieczność zarządzania fizycznymi nośnikami i ułatwia zdalne odbieranie uprawnień.

Największą zaletą karty jest prostota. Oto najważniejsze korzyści, które tłumaczą jej niesłabnącą popularność:

• Szybkie wdrożenie: instalacja systemu kart dostępu zajmuje zazwyczaj kilka dni i nie wymaga poważniejszych prac budowlanych.
• Kontrolowane koszty: ceny czytników i kart pozostają przystępne, również dla małych i średnich przedsiębiorstw dysponujących ograniczonym budżetem.
• Łatwość obsługi: pracownicy nie potrzebują specjalnego szkolenia.
• Natychmiastowe zablokowanie: w przypadku zgubienia karty lub odejścia pracownika dostęp można dezaktywować kilkoma kliknięciami, bez konieczności wymiany zamków.

Karta nie jest jednak rozwiązaniem całkowicie niezawodnym. Jej główna słabość wynika z samej natury tego nośnika: można ją zgubić, ukraść lub przekazać innej osobie.

• Zgubienie lub zapomnienie: zagubiona karta stanowi bezpośrednią lukę w zabezpieczeniach, zwłaszcza jeśli jej utrata nie zostanie szybko zgłoszona.
• Pożyczanie kart współpracownikom: ta dość powszechna praktyka podważa zasadę indywidualnej identyfikowalności wejść.
• Ryzyko sklonowania: starsze karty wykorzystujące proste chipy, takie jak układy 125 kHz, można skopiować w kilka minut za pomocą łatwo dostępnych urządzeń. Nowsze karty szyfrowane w standardzie MIFARE DESFire są znacznie bardziej odporne na tego rodzaju ataki.

Wymienione podatności nie podważają przydatności kart w przypadku ogólnej kontroli dostępu, ale pokazują ich ograniczenia tam, gdzie wymagany jest wyższy poziom bezpieczeństwa.

Karta opiera się na fizycznym nośniku, natomiast biometria wykorzystuje cechy samej osoby. Ta różnica ma duże znaczenie, zwłaszcza przy zabezpieczaniu najbardziej wrażliwych stref.

Istnieje kilka technologii kontroli dostępu wykorzystujących biometrię, różniących się poziomem niezawodności i kosztami.

Rozpoznawanie odcisków palców pozostaje najpopularniejszą i najbardziej dojrzałą technologią, stosowaną od lat w wielu sektorach. Rozpoznawanie twarzy i tęczówki oka szybko się rozwija, przede wszystkim ze względu na wygodę: nie wymaga kontaktu fizycznego. Rozpoznawanie układu naczyń krwionośnych oferuje natomiast jeden z najwyższych poziomów bezpieczeństwa na rynku, ponieważ taki wzór jest praktycznie niemożliwy do sfałszowania lub odtworzenia.

Główna zaleta biometrii jest oczywista: identyfikatorem jest sama osoba. Nie można go zgubić, pożyczyć ani ukraść tak jak karty.

Ten poziom bezpieczeństwa sprawia, że biometria może być rozwiązaniem branym pod uwagę w strefach o szczególnie wysokim poziomie wrażliwości, takich jak serwerownie, laboratoria badawcze czy pomieszczenia kierownictwa. Istotną zaletą jest również wygoda użytkowania: nie trzeba już szukać karty w torbie lub kieszeni. Dostęp odbywa się w naturalny sposób, a niekiedy nawet bezdotykowo. Zastosowanie biometrii musi jednak spełniać warunki określone w polskich przepisach prawa pracy i RODO.

Biometria dotyczy szczególnie wrażliwych danych: cech ludzkiego ciała. Z tego względu jej wykorzystanie podlega ścisłym regulacjom RODO oraz polskim przepisom o ochronie danych osobowych i prawie pracy.

Kluczowe znaczenie mają zasady niezbędności i proporcjonalności. Firma nie może stosować technologii biometrycznych w dowolnym celu. Musi wykazać, że poziom bezpieczeństwa, który chce osiągnąć, jest rzeczywiście uzasadniony wrażliwością chronionego obszaru lub informacji. W Polsce Kodeks pracy przewiduje szczególną podstawę przetwarzania danych biometrycznych pracowników, gdy jest to niezbędne do kontroli dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, lub do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Warto podkreślić, że polskie przepisy nie pozwalają wykorzystywać danych biometrycznych pracowników do zwykłej rejestracji czasu pracy. Zgodnie z art. 22¹b Kodeksu pracy przetwarzanie danych biometrycznych pracownika jest dopuszczalne, gdy jest niezbędne do kontroli dostępu do szczególnie ważnych informacji lub pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony. Zgoda pracownika może stanowić podstawę przetwarzania danych szczególnych kategorii tylko wtedy, gdy pracownik przekazuje je z własnej inicjatywy. Samo uzyskanie zgody nie zastępuje jednak pozostałych wymogów RODO ani nie uzasadnia stosowania biometrii do ewidencji czasu pracy.

Na koniec warto pamiętać, że instalacja systemu biometrycznego jest zazwyczaj droższa niż wdrożenie systemu kart. Wynika to z kosztów czujników oraz powiązanego z nimi oprogramowania do przetwarzania danych.

Nie ma jednej odpowiedzi, która sprawdzi się w każdej sytuacji. Wybór zależy od wielkości firmy, a przede wszystkim od charakteru obszarów, które mają być chronione. Dostęp do zakładu przemysłowego wiąże się z innymi wymaganiami niż dostęp do serwerowni lub laboratorium badawczo-rozwojowego.

W małym lub średnim przedsiębiorstwie o typowym przepływie pracowników karta często pozostaje najbardziej odpowiednim rozwiązaniem: jest prosta, ekonomiczna i wystarczająca do ogólnej kontroli dostępu. W dużej firmie, w której znajdują się obszary o wysokiej wartości strategicznej, warto rozważyć zróżnicowane podejście, z wykorzystaniem biometrii w wybranych punktach krytycznych, pod warunkiem że spełnione są przesłanki określone w polskim prawie.

Poniższa tabela podsumowuje najważniejsze kryteria, które warto wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji.

Między systemem opartym wyłącznie na kartach a rozwiązaniem wykorzystującym wyłącznie biometrię istnieje trzecia możliwość: połączenie obu metod. Zasada ta nosi nazwę uwierzytelniania wieloskładnikowego (MFA), stosowanego tym razem w środowisku fizycznym, a nie tylko cyfrowym.

Pomysł jest prosty: aby wejść do strefy krytycznej, potrzebna jest zarówno karta, jak i weryfikacja biometryczna. Takie podwójne uwierzytelnianie znacząco ogranicza ryzyko nieuprawnionego dostępu, nawet jeśli karta zostanie skradziona. W Polsce wykorzystanie danych biometrycznych pracowników w takim systemie musi jednak spełniać warunki określone w art. 22¹b Kodeksu pracy.

Od strony technicznej jednym z możliwych rozwiązań jest przechowywanie wzorca biometrycznego na indywidualnym nośniku, na przykład w chipie osobistej karty dostępu, zamiast w centralnej bazie danych, która może być narażona na atak cybernetyczny. Takie zdecentralizowane podejście może ograniczyć ilość danych przechowywanych przez firmę i zmniejszyć ryzyko związane z ich przechowywaniem. Nie stanowi jednak samo w sobie oficjalnego zalecenia polskiego organu nadzorczego ani gwarancji zgodności z RODO. Przetwarzanie danych musi być uzasadnione i spełniać wszystkie wymogi prawa.

Karta czy biometria? Nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania, które sprawdzi się w każdej sytuacji. Karta pozostaje niezawodnym i ekonomicznym standardem w przypadku ogólnego dostępu do obiektów firmy. Biometria może być rozważana w strefach, w których nawet najmniejsza luka w zabezpieczeniach mogłaby mieć poważne konsekwencje, ale w Polsce jej stosowanie wobec pracowników musi mieścić się w ściśle określonych przesłankach prawnych.

Najlepsza strategia często polega na połączeniu obu rozwiązań, zależnie od rodzaju chronionych stref, przy wsparciu specjalistów, którzy potrafią dokładnie ocenić rzeczywiste potrzeby firmy. Właśnie temu służy audyt bezpieczeństwa przeprowadzany przez ekspertów znających zarówno dostępne technologie, jak i regulacje określające zasady ich stosowania.

Chcesz sprawdzić, jaki system kontroli dostępu najlepiej odpowiada potrzebom Twojej firmy? Eksperci Scutum pomogą Ci na każdym etapie: od audytu obiektu po instalację rozwiązania najlepiej dopasowanego do charakteru prowadzonej działalności.

Nie. Polskie przepisy prawa pracy nie pozwalają pracodawcy przetwarzać danych biometrycznych pracowników w celu zwykłej rejestracji czasu pracy. Art. 22¹b Kodeksu pracy dopuszcza takie przetwarzanie, gdy jest ono niezbędne do kontroli dostępu do szczególnie ważnych informacji lub pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony. Zgoda pracownika nie stanowi podstawy do wykorzystywania biometrii do ewidencji czasu pracy.

Niekoniecznie. System może przechowywać wzorzec biometryczny zamiast oryginalnego obrazu odcisku palca. Sposób przechowywania danych należy jednak dokładnie ocenić. Zapisanie wzorca na indywidualnym nośniku, takim jak karta pracownika, jest jedną z możliwości technicznych, ale samo w sobie nie gwarantuje zgodności z RODO. Cały proces przetwarzania musi spełniać wymogi prawa.

Tak, zwłaszcza starsze technologie, takie jak chipy 125 kHz, które można łatwo sklonować. Nowoczesne karty wykorzystujące szyfrowane protokoły, takie jak MIFARE DESFire, są natomiast znacznie trudniejsze do skopiowania.