Jak zainstalować system monitoringu zdalnego w firmie?

Włamanie to nie tylko koszt skradzionego sprzętu. Dochodzą do tego wymiana witryny, utracone zapasy, wstrzymana produkcja i klienci, których trzeba uspokoić. Dziś bezpieczeństwo nie jest już zwykłą pozycją kosztową. Jest częścią ciągłości działania. Ubezpieczyciele uważnie mu się przyglądają, a Twoi klienci na nim polegają.

Taki projekt może jednak wydawać się skomplikowany. 

• Jakie kamery wybrać? 
• Gdzie przechowywać nagrania? 
• Co mówią przepisy o monitorowaniu pracowników? 

Między wyborami technicznymi a wymogami prawnymi (RODO, UODO, prawo pracy) błąd może szybko okazać się kosztowny.

Ten przewodnik krok po kroku przeprowadzi Cię przez cały proces. Znajdziesz w nim korzyści, jakie daje profesjonalny system monitoringu zdalnego, metodę jego instalacji w 6 etapach, zasady, których trzeba przestrzegać, oraz orientacyjne koszty.

Dobrze zaprojektowany system odpowiada na cztery wyzwania.

• Odstraszanie. Dobrze widoczne kamery to pierwsza zapora przed działaniami przestępczymi. Wiele prób kradzieży lub wandalizmu zostaje zaniechanych, zanim w ogóle się zaczną.
• Zdalna weryfikacja alarmu. Gdy uruchamia się alarm, operator w czasie rzeczywistym sprawdza, co dzieje się w obiekcie, w dzień i w nocy. Na tym polega wideoweryfikacja alarmów: odróżnienie prawdziwego włamania od fałszywego alarmu, zanim zostanie wysłana interwencja. Zyskujesz na szybkości i unikasz niepotrzebnych wyjazdów.
• Gromadzenie dowodów. W przypadku kradzieży, zniszczenia mienia lub napaści zarejestrowany obraz może zostać wykorzystany przez organy ścigania, Twojego ubezpieczyciela lub sąd.
• Bezpieczeństwo pracowników. Monitoring zdalny chroni również Twoje zespoły, zwłaszcza osoby pracujące w nietypowych godzinach lub w odizolowanych lokalizacjach. Świadomość, że centrum monitoringu czuwa przez całą dobę, zmienia codzienną pracę.

Niezawodna instalacja wymaga metody. Oto sześć etapów, w odpowiedniej kolejności:

Nie wybiera się kamery, zanim nie wiadomo, co ma chronić. Do tego właśnie służy audyt.

• Identyfikacja stref krytycznych: wejścia i wyjścia, strefy magazynowe, kasy, parkingi, serwerownie.
• Określenie celu każdej kamery: zwykła obserwacja strefy, identyfikacja osób lub odczyt tablic rejestracyjnych. Im precyzyjniejszy cel, tym lepsze parametry musi mieć kamera.
• Ocena ograniczeń: oświetlenie w dzień i w nocy, narażenie na warunki atmosferyczne, odległość, jaką trzeba objąć obserwacją.

Lista kontrolna audytu 
W których strefach doszło już do incydentu (kradzieży, włamania, zniszczenia mienia)?
Które mienie, zapasy lub dane są najbardziej wrażliwe? 
Czy pracownicy pracują sami, w nocy lub w weekendy? 
Czy potrzebuję jedynie powiadomienia, czy interwencji człowieka w razie alarmu? 
Czy mój obiekt jest ogólnodostępny? 
Jaki budżet mogę przeznaczyć na instalację, a następnie na miesięczny abonament?

Kamery. 

Każdy rodzaj kamery monitoringu dla firm ma swoje zastosowanie:

• Kopułkowa (dome): dyskretna, idealna do wnętrz (recepcja, biura, magazyn).
• Tubowa (bullet): bardziej widoczna, a więc skuteczniej odstrasza; sprawdza się na zewnątrz (elewacje, wejścia).
• PTZ (obrotowa): obraca się i przybliża obraz zdalnie, dzięki czemu obejmuje duże powierzchnie, takie jak parking.

Jakość obrazu. 

Rozdzielczość Full HD wystarcza do obserwacji strefy. 4K staje się konieczna, gdy trzeba z daleka rozpoznać twarz lub tablicę rejestracyjną. Widzenie nocne w podczerwieni jest niezbędne do skutecznego monitoringu przez całą dobę.

Przechowywanie nagrań.

Połączenie. 

Połączenie przewodowe (IP/PoE) przesyła dane i zasilanie jednym kablem. Połączenie bezprzewodowe (Wi-Fi) jest prostsze w montażu, ale bardziej podatne na zakłócenia i zagłuszanie. W firmach zalecamy połączenie przewodowe: zapewnia stabilny obraz bez przerw.

Monitoring wizyjny czy monitoring zdalny? 

To wybór, który najbardziej wpływa na kształt całego projektu.

• W przypadku monitoringu wizyjnego to Ty oglądasz obraz, na żywo lub po fakcie.
• W przypadku monitoringu zdalnego centrum monitoringu jest automatycznie powiadamiane i podejmuje działania 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.

W Scutum każdy alarm jest weryfikowany przez operatora przy wsparciu analityki wideo, zanim zostanie uruchomiona interwencja. System nie ogranicza się do nagrywania: reaguje, i to za każdym razem w ten sam sposób. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule Monitoring wizyjny a monitoring zdalny: jaka jest różnica dla Twojej firmy?

Przepisy dotyczące monitoringu w firmie są rygorystyczne. Oto najważniejsze zasady.

Zasada proporcjonalności.

Możesz rejestrować obraz tylko w zakresie niezbędnym do osiągnięcia konkretnego celu związanego z bezpieczeństwem. Nadmierny nadzór jest niedozwolony.

Informowanie osób. 

Musisz w widocznym miejscu umieścić tablicę informacyjną, która wskazuje:

• obecność kamer;
• cel monitoringu;
• okres przechowywania nagrań;
• sposób, w jaki osoby nagrane mogą uzyskać dostęp do nagrań.

Wzór tablicy informacyjnej
„Obiekt objęty monitoringiem wizyjnym.
Administrator danych: [nazwa firmy].
Cel: bezpieczeństwo osób i ochrona mienia.
Okres przechowywania nagrań: [30] dni.
Aby skorzystać z prawa dostępu, skontaktuj się z: [dział / adres e-mail].
Więcej informacji: uodo.gov.pl”

Pracownicy. 

Przepisy o monitoringu w miejscu pracy chronią ich prywatność:

• Cele, zakres i sposób stosowania monitoringu musisz określić w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo obwieszczeniu, a pracowników poinformować o jego wprowadzeniu najpóźniej 2 tygodnie przed uruchomieniem.
• Przed dopuszczeniem pracownika do pracy musisz przekazać mu te informacje indywidualnie, w postaci papierowej lub elektronicznej.
• Monitoring możesz stosować wyłącznie wtedy, gdy jest niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić firmę na szkodę. Według Prezesa UODO nie może on służyć do nadzoru nad jakością czy wydajnością pracy.
• Monitoring nie może obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Co do zasady nie obejmuje też pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek ani palarni; wyjątki są ściśle określone w Kodeksie pracy.

Klienci i odwiedzający. 

Aby ich poinformować, wystarczy czytelne oznakowanie już przy wejściu.

RODO i UODO. 

Musisz również:

• uwzględnić system w rejestrze czynności przetwarzania prowadzonym przez firmę;
• ograniczyć okres przechowywania nagrań do niezbędnego minimum (w przypadku monitoringu w zakładzie pracy Kodeks pracy dopuszcza maksymalnie 3 miesiące od dnia nagrania);
• zabezpieczyć dostęp do nagrań, zastrzeżony wyłącznie dla osób upoważnionych.

Obowiązki te bywają postrzegane jako przeszkoda. Jeśli jednak zostaną uwzględnione już na etapie projektowania, stają się dla firmy ochroną, zarówno podczas kontroli, jak i w razie sporu.

To na tym etapie jakość wykonania robi różnicę.

• Rozmieszczenie i kąty widzenia: objęcie każdej strefy wskazanej podczas audytu, bez martwych pól i bez ustawiania kamer pod światło.
• Prowadzenie okablowania: zgodnie z zasadami sztuki instalatorskiej (korytka kablowe, sufity podwieszane), aby instalacja była dyskretna, trwała i trudna do sabotażu.
• Zasilanie: stabilne zasilanie i zasilacz awaryjny UPS, aby system działał także podczas przerwy w dostawie prądu.

Powierzenie instalacji wykwalifikowanemu instalatorowi, takiemu jak Scutum, zapewnia niezawodną instalację wykonaną zgodnie z obowiązującymi normami.

Dobry, ale źle ustawiony sprzęt nie chroni. Konfiguracja obejmuje:

• ustawienia rejestratora i kamer (rozdzielczość, czas nagrywania, znacznik czasu);
• detekcję ruchu, ustawianą osobno dla każdej strefy, aby ograniczyć liczbę fałszywych alarmów;
• utworzenie bezpiecznych, imiennych kont dostępu wyłącznie dla osób upoważnionych;
• połączenie z centrum monitoringu, jeśli zdecydujesz się na tę opcję.

To ostatni etap, często pomijany. Osoby upoważnione do przeglądania nagrań muszą umieć:

• obsługiwać system, zarówno na żywo, jak i podczas odtwarzania nagrań;
• stosować zasady poufności;
• przestrzegać praw osób nagrywanych (dostęp do nagrań, ich przechowywanie i usuwanie).

System zgodny z przepisami w dniu instalacji musi pozostać zgodny na co dzień.

Udana instalacja opiera się na trzech filarach:

• precyzyjnym audycie rzeczywistych potrzeb;
• sprzęcie dopasowanym do obiektu i charakteru działalności;
• skrupulatnym przestrzeganiu prawa, od RODO po prawo pracy.

Powierzając projekt Scutum, masz jednego partnera we wszystkich trzech obszarach, od audytu po całodobowy monitoring. Nasze know-how opiera się na ponad 35 latach doświadczenia i ponad 425 000 chronionych obiektach. Mamy jeden cel: zapewnić Ci pewność operacyjną, aby Twój sukces był trwały.

Skontaktuj się z naszymi ekspertami już dziś, aby umówić audyt bezpieczeństwa i otrzymać indywidualną ofertę.

Prezes UODO stoi na stanowisku, że stosowanie atrap kamer powinno być zakazane. Atrapy mogą zniechęcać do prób włamania lub aktów wandalizmu. Nie pozwalają jednak wykryć incydentu ani zarejestrować dowodów. Nie można ich też włączyć do systemu monitoringu zdalnego ani wideoweryfikacji alarmów. Aby zapewnić skuteczną ochronę, nie zaleca się więc ich stosowania.

Okres przechowywania musi wynikać z celu monitoringu. W przypadku monitoringu w zakładzie pracy Kodeks pracy wyznacza górną granicę: 3 miesiące od dnia nagrania. Prezes UODO zaleca jednak, by okres ten liczyć raczej w tygodniach niż w miesiącach. Nagrania mogą być przechowywane dłużej, jeśli stanowią dowód w postępowaniu, do czasu jego prawomocnego zakończenia. Firma musi umieć uzasadnić przyjęty okres w świetle przepisów o ochronie danych osobowych.

Co do zasady nie: kamery powinny być skierowane na prywatny teren firmy. Droga publiczna może znaleźć się w kadrze w bardzo ograniczonym zakresie, jeśli jest to technicznie nieuniknione. System nie może umożliwiać stałej obserwacji przechodniów ani pojazdów. Można skonfigurować maski prywatności, które zasłonią te obszary. Instalacja musi być zgodna z zasadami ochrony prywatności.

Nie zawsze. Jest jednak zdecydowanie zalecana, aby zapewnić prawidłowe działanie systemu w dłuższej perspektywie. Umowa serwisowa obejmuje zazwyczaj okresowe przeglądy, aktualizacje oprogramowania i interwencje w razie awarii. Ogranicza ryzyko usterki dokładnie w chwili, gdy system jest potrzebny. Niektóre umowy na monitoring zdalny obejmują już serwis.

Koszt instalacji monitoringu zdalnego zależy od wielkości pomieszczeń, liczby kamer, liczby punktów dostępu do zabezpieczenia i oczekiwanych funkcji. Należy odróżnić koszt instalacji sprzętu od kosztu abonamentu na monitoring zdalny. Niewielka firma z sektora MŚP może wyposażyć się w system za kilka tysięcy euro, do czego dochodzi miesięczny abonament zależny od poziomu usług. Opcje takie jak wideoweryfikacja alarmów, kontrola dostępu czy detekcja pożaru wpływają na cenę. Audyt bezpieczeństwa pozwala uzyskać wycenę dopasowaną do rzeczywistych potrzeb.