Zdalne monitorowanie firmy: kompletny przewodnik po zabezpieczeniu obiektu

Włamanie to nie tylko koszt skradzionego sprzętu. To także konieczność wymiany witryny, utrata zapasów, przestój w produkcji i konieczność uspokojenia klientów.

Bezpieczeństwo nie jest już dziś jedynie pozycją w budżecie. Jest częścią ciągłości działania przedsiębiorstwa. Ubezpieczyciele zwracają na nie szczególną uwagę, a klienci oczekują odpowiedniego poziomu ochrony.

Jednak taki projekt może wydawać się skomplikowany. Jakie kamery wybrać? Gdzie przechowywać nagrania? Co przepisy mówią o monitorowaniu pracowników? Pomiędzy wyborem rozwiązań technicznych a wymogami prawnymi (RODO, UODO, prawo pracy) łatwo o kosztowny błąd.

Dobrze zaprojektowany system odpowiada na cztery kluczowe potrzeby.

Niezawodna instalacja wymaga odpowiedniej metody. Oto sześć etapów, które należy przeprowadzić w podanej kolejności:

Kamery: każdy rodzaj kamery do monitoringu firmy odpowiada innemu zastosowaniu:

• Dome: dyskretna, idealna do wnętrz (recepcja, biura, magazyn).
• Bullet: bardziej widoczna, a tym samym bardziej odstraszająca, odpowiednia do zastosowań zewnętrznych (elewacje, wejścia).
• PTZ (obrotowa): obraca się i umożliwia zdalne przybliżenie obrazu, dzięki czemu może monitorować duże powierzchnie, takie jak parking.

Przechowywanie nagrań:

Wiele firm łączy oba rozwiązania, aby uniknąć utraty nagrań.

Połączenie: połączenie przewodowe (IP/PoE) przesyła zarówno dane, jak i zasilanie za pomocą jednego przewodu. Połączenie bezprzewodowe (Wi-Fi) jest łatwiejsze w instalacji, ale bardziej podatne na zakłócenia i zagłuszanie. W przypadku firm zalecamy połączenie przewodowe: zapewnia stabilny obraz bez przerw.

Monitoring wizyjny czy zdalne monitorowanie? To jedna z najważniejszych decyzji w całym projekcie.

• W przypadku monitoringu wizyjnego to Ty samodzielnie oglądasz obraz na żywo lub przeglądasz nagrania później.
• W przypadku zdalnego monitorowania centrum monitoringu jest automatycznie powiadamiane o alarmie i może reagować przez całą dobę, 7 dni w tygodniu.

W Scutum każde zdarzenie alarmowe jest weryfikowane przez operatora, przy wsparciu analizy obrazu, przed uruchomieniem interwencji. System nie tylko rejestruje obraz: reaguje na każde zdarzenie w taki sam sposób. Aby dowiedzieć się więcej, przeczytaj nasz artykuł Monitoring wizyjny a zdalne monitorowanie: jaka jest różnica dla Twojej firmy?

Przepisy dotyczące monitoringu wizyjnego w firmie są rygorystyczne. Oto najważniejsze zasady.

Zasada proporcjonalności: można rejestrować wyłącznie to, co jest niezbędne do osiągnięcia konkretnego celu związanego z bezpieczeństwem. Nadmierny monitoring jest niedopuszczalny.

Informowanie osób: należy w widoczny sposób poinformować o prowadzeniu monitoringu oraz o jego celu.

Przykładowa tablica informacyjna

„Obiekt objęty monitoringiem wizyjnym.
Administrator danych: [Nazwa firmy].
Cel: bezpieczeństwo osób i mienia.
Okres przechowywania nagrań: [30] dni.
W celu realizacji swoich praw skontaktuj się z: [dział / adres e-mail].
Więcej informacji: uodo.gov.pl”

Pracownicy: Kodeks pracy określa zasady stosowania monitoringu wizyjnego w miejscu pracy. Monitoring może być stosowany, jeżeli jest to niezbędne m.in. do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub ochrony informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

• Należy poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.
• Cele, zakres i sposób stosowania monitoringu należy określić w odpowiednich wewnętrznych regulacjach pracodawcy.
• Co do zasady monitoring nie może obejmować toalet, szatni, stołówek, palarni ani pomieszczeń udostępnianych organizacji związkowej, z wyjątkami przewidzianymi przez prawo.
• Nagrania należy przechowywać przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania, chyba że stanowią dowód w postępowaniu – wówczas okres ten może zostać przedłużony do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Klienci i odwiedzający: jasna informacja przy wejściu pozwala poinformować ich o prowadzeniu monitoringu.

RODO i UODO: należy również:

• zapewnić odpowiednią podstawę prawną przetwarzania danych osobowych;
• uwzględnić system w rejestrze czynności przetwarzania, jeżeli jest to wymagane;
• ograniczyć okres przechowywania nagrań do czasu niezbędnego do realizacji celu monitoringu, z uwzględnieniem szczególnych zasad dotyczących monitoringu pracowników;
• zabezpieczyć dostęp do nagrań, ograniczając go do osób upoważnionych;
• w przypadku wysokiego ryzyka dla praw i wolności osób ocenić, czy konieczne jest przeprowadzenie oceny skutków dla ochrony danych (DPIA).

Obowiązki te mogą czasami być postrzegane jako ograniczenie. Jeśli zostaną prawidłowo uwzględnione już na etapie projektowania systemu, stają się jednak dodatkowym zabezpieczeniem firmy, zarówno w przypadku kontroli, jak i sporu.

Dobry sprzęt, który jest nieprawidłowo skonfigurowany, nie zapewnia odpowiedniej ochrony. Konfiguracja obejmuje:

• konfigurację rejestratora i kamer (rozdzielczość, czas nagrywania, oznaczenie czasu);
• detekcję ruchu, ustawioną dla poszczególnych stref w celu ograniczenia liczby fałszywych alarmów;
• tworzenie bezpiecznych, imiennych dostępów wyłącznie dla osób upoważnionych;
• połączenie z centrum monitoringu, jeśli wybrano tę opcję.

Ostatni etap, często pomijany. Osoby upoważnione do przeglądania nagrań muszą wiedzieć, jak:

• korzystać z systemu, zarówno na żywo, jak i podczas odtwarzania nagrań;
• stosować zasady poufności;
• respektować prawa osób zarejestrowanych na nagraniach (dostęp, przechowywanie, usunięcie).

System zgodny z przepisami w dniu instalacji powinien pozostać zgodny również w codziennym użytkowaniu.

Skuteczna instalacja opiera się na trzech filarach:

• dokładnym audycie rzeczywistych potrzeb;
• odpowiednim sprzęcie, dostosowanym do obiektu i prowadzonej działalności;
• ścisłym przestrzeganiu przepisów, od RODO po prawo pracy.

Powierzenie projektu firmie Scutum oznacza jednego partnera odpowiedzialnego za te trzy obszary – od audytu po całodobowy monitoring. Nasze doświadczenie opiera się na ponad 35 latach działalności i ponad 425 000 zabezpieczonych obiektach. Jeden cel: zapewnić Ci bezpieczeństwo operacyjne, aby Twój rozwój mógł trwać przez długie lata.

Skontaktuj się z naszymi ekspertami już dziś, aby przeprowadzić audyt bezpieczeństwa i otrzymać indywidualną ofertę.

Tak, atrapy kamer mogą być stosowane w niektórych przypadkach. Mogą działać odstraszająco na osoby planujące włamanie lub akty wandalizmu. Nie pozwalają jednak wykryć incydentu ani zarejestrować dowodów. Nie można ich również zintegrować z systemem zdalnego monitorowania ani weryfikacji alarmu za pomocą obrazu. Aby zapewnić skuteczną ochronę, nie zaleca się stosowania ich jako jedynego środka bezpieczeństwa.

Okres przechowywania musi być uzasadniony celem monitoringu. W przypadku monitoringu pracowników polski Kodeks pracy przewiduje co do zasady maksymalny okres 3 miesięcy od dnia nagrania. Jeżeli nagranie stanowi dowód w postępowaniu lub pracodawca dowiedział się, że może stanowić taki dowód, może być przechowywane dłużej – do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Co do zasady monitoring powinien być skierowany na prywatny teren i pomieszczenia firmy. Rejestrowanie przestrzeni publicznej powinno być ograniczone do sytuacji, w których jest to niezbędne i uzasadnione celem monitoringu. System nie powinien umożliwiać stałego monitorowania przechodniów ani pojazdów. Można skonfigurować maski prywatności, aby zasłonić obszary, które nie powinny być rejestrowane. Instalacja musi respektować przepisy dotyczące ochrony danych osobowych i prywatności.

Nie, nie zawsze jest obowiązkowa. Jest jednak zdecydowanie zalecana, aby zapewnić prawidłowe działanie systemu w dłuższej perspektywie. Umowa serwisowa obejmuje zazwyczaj okresowe kontrole, aktualizacje oprogramowania oraz interwencje w przypadku awarii. Ogranicza ryzyko awarii dokładnie w momencie, gdy system jest potrzebny. Niektóre umowy dotyczące zdalnego monitorowania obejmują już konserwację.

Cena instalacji systemu zdalnego monitorowania zależy od wielkości obiektu, liczby kamer, liczby punktów dostępu wymagających zabezpieczenia oraz wybranych funkcjonalności. Należy rozróżnić koszt instalacji sprzętu od kosztu abonamentu za zdalne monitorowanie. Mała lub średnia firma może wyposażyć się w system za kilka tysięcy euro, do czego dochodzi miesięczny abonament zależny od zakresu świadczonych usług. Opcje takie jak weryfikacja alarmu za pomocą obrazu, kontrola dostępu czy wykrywanie pożaru mogą wpłynąć na cenę. Audyt bezpieczeństwa pozwala uzyskać ofertę dopasowaną do rzeczywistych potrzeb.

Scutum, Shielding your future.